А знаете ли вы, насколько важную роль играют ваши сотрудники в процессе создания и внедрения системы автоматизации бизнеса в вашей компании? Ваш персонал — это ключевое и, увы, самое слабое звено в цепочке, связывающей трудное прошлое и радужное будущее вашей фирмы. Практика показывает, что 30% IT-проектов бесславно завершаются на стадии внедрения, а половина оставшихся медленно умирают в течение первого года после ввода в эксплуатацию. Далее автоматизация предприятия откладывается в долгий ящик. Очень печальная статистика. Но почему так происходит? Неужели сам собственник не разбирается в своем бизнесе? Или руководство компании упустило что-то очень важное?

 

Ответ прост — как правило, в безуспешном внедрении ваших идей по автоматизации бизнес-процессов так или иначе виноваты ваши сотрудники. Однако, не спешите применять кнут или вообще опускать руки.

 

Автоматизация бизнес-процессов — с чего начинать?

Начните ваш проект с мозгового штурма. Как, уже было? А кто участвовал — команда топ-менеджеров? Нет, давайте соберем ваших сотрудников и спросим у них. Если компания небольшая устройте общее собрание. Установите регламент, но дайте слово каждому. Если в компании много сотрудников, то пригласите руководителей подразделений и по одному рядовому сотруднику от каждого отдела. И спросите у них, что им мешает работать эффективнее.

 

Скорее всего, то, что вы услышите, не будет в корне отличаться от вашего понимания ситуации. Все те же проблемы с потерянными документами, несогласованностью действий сотрудников разных подразделений, отсутствием системы распределения задач и отсутствием должного контроля. А еще теряются контакты потенциальных клиентов, на производство почему-то уходит значительно больше сырья, чем ожидается. А сами сотрудники просто не успевают проанализировать свою работу — нет ни данных, ни инструментов.

 

Но главное, что все эти проблемы были вынесены на обсуждение самими сотрудниками. Поставьте себе «плюсик» и спросите у них, какие у них варианты решения этих проблем. Знаете, наверняка, кто-нибудь предложит внедрить какую-нибудь автоматизированную систему. Первый шаг сделан! Вы заручились поддержкой ваших сотрудников.

 

Автоматизация. Распространенные ошибки и их решение

Часто собственники допускают очень серьезную ошибку. Когда встают на путь автоматизации своего бизнеса, зачастую, они сами всё придумывают, заказывают, а потом ценой невероятных усилий доказывают персоналу, что это нужно использовать в работе. И есть тому вполне объективные причины.

 

Руководство компании, выстраивая систему бизнес-процессов, как правило, не останавливается на «всяких мелочах». Например, как расположены поля и кнопки в интерфейсе программы. В каком порядке происходит переход между экранными элементами. Сколько действий должен совершить пользователь, чтобы распечатать документ. Все эти нюансы очень сильно влияют на удобство, а значит и на эффективность работы с программным продуктом. Даже цвет фона окна программы влияет на производительность сотрудника. И если сотрудникам не комфортно работать с автоматизированной системой, то рано или поздно они осуществят откат рабочих процессов к началу времен. К любимым стикерам на мониторе и табличкам в Excel.

 

Иногда, правда, руководству удается заставить персонал работать с неудобной IT-системой. И персонал работает, но руководитель понимает, что автоматизация прошла неэффективно. Но ведь «жираф большой — ему видней».

 

P.S.:

Так может быть лучше один раз сделать большой шаг навстречу сотрудникам. Выслушать то, что важно для них в работе. Прислушаться к мнению, которое Вам, может, и не понравится, чем потом терпеть большие потери как времени, так и финансов? Один-два часа рабочего времени, проведенные в дружеской беседе со своим персоналом, вернется Вам многими часами эффективной и более ответственной работы в удобной программе. В системе автоматизации бизнес–процессов.